Bezoekersregistratie voor Alblasserdamse Haringparty
Jaarlijks organiseren Bon Bon party service, Maat, Rabobank IJsselmonde-Drechtsteden en Dataplace een relatie-evenement: de Alblasserdamse Haringparty. Een geliefde happening in de regio met ruim 1.000 genodigden. De wens van de ondernemers was om gasten digitaal uit te nodigen en inzicht te krijgen in deze gasten. Wie melden zich aan? Wie komt er niet en waarom niet?
dbf heeft deze wensen vervuld door het hele proces van uitnodiging tot bezoekersregistratie en rapportage te realiseren.
Uitnodiging met digitaal inschrijfformulier
Ruim voor aanvang van het evenement versturen wij een uitnodiging per e-mail. Deze uitnodiging is voorzien van een link naar het inschrijfformulier. Voor de genodigden is het alleen een kwestie van (mobiel) invullen en klaar!
Ons registratiesysteem biedt een legio aan mogelijkheden op het inschrijfformulier. Voor de Haringparty heeft dbf extra diensten toegevoegd. Genodigden kunnen via het formulier direct busvervoer reserveren en een extra introducee aanmelden. Er gaat vervolgens automatisch een e-mailbevestiging naar de gasten.
E-ticket verzending
Een aantal dagen voor aanvang van het evenement verstuurt dbf het e-ticket naar de gasten. Deze kan worden geprint of opgeslagen in de Wallet van een mobiele telefoon.
Bezoekersregistratie op locatie
Het e-ticket dient om de bezoekersregistratie op locatie soepel te laten verlopen. Deze wordt direct vanaf de mobiele telefoon van de gast gescand en de opdrachtgever ziet wie er is geweest.
Portal bezoekersinzichten
Gedurende het hele proces van bezoekersregistratie monitoren dbf en de opdrachtgevers de gegevens van genodigden. Via de portal hebben opdrachtgevers zelf inzicht in de aanmeldingen, afmeldingen, introducees, no-shows en extra diensten.
Het resultaat
Het hele bezoekersregistratie proces is soepel verlopen en er is nieuwe marketingdata verzameld!
Event als drive-thru in Coronatijd
In 2020 was het anders. De Coronamaatregelen dwongen de organisatie na te denken over een aangepast concept. En dat is gelukt! Een drive-thru variant waarbij de gasten met hun auto langs hapjes, drankjes en muziek reden. Om uiteindelijk een heerlijk Haringpakket in ontvangst te nemen.
Voorafgaand aan het event konden gasten online een Haringpakket reserveren en betalen via ons ticket- en registratiesysteem. Hier vanuit ontving de gast een e-ticket (QR-code), waarmee hij/zij later de drive-thru kon betreden en het Haringpakket kon ophalen. De organisatie wist zo precies wie er zou komen en voor welk pakket.
Persoonlijk welkom op gepaste afstand
Daar waar we normaal de e-tickets (QR-codes) scannen bij de binnenlopende gasten, gebeurde dit nu vanuit de auto. We hebben een koppeling gemaakt tussen de scan van de bezoekers en een welkomsscherm. Aan het begin van de drive-thru route worden alle gasten persoonlijk welkom geheten! Een belangrijke toevoeging aan de registratie om een event met meer afstand tot elkaar, tóch persoonlijk te maken.
Aan de slag met events en data?
Wij helpen je graag bij het registreren van bezoekers. Zodat je met nieuwe inzichten aan de slag kan!